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Revisão e aprovação

Reveja cada documento novo antes de contar.

Um certificado que chega não é um certificado certo. No Dueclear cada documento novo aguarda revisão até uma pessoa o ter conferido com o edifício e a data.

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Rever
Um caso típico

O edifício errado, detetado a tempo.

O certificado do alarme de incêndio da Mill Street está a vencer. Eis como passa pela revisão.

  1. Segunda-feira
    O fornecedor envia

    O novo certificado chega pela ligação de envio. Vai para revisão; a ficha ainda não muda.

  2. Segunda-feira
    Quem revê abre-o

    O documento aparece ao lado da data de vencimento proposta. O edifício no documento é Northgate House, não Mill Street.

  3. Segunda-feira
    É pedida uma correção

    A aprovação fica bloqueada. Quem revê devolve-o com o motivo: edifício errado no certificado.

  4. Quarta-feira
    Chega o documento certo

    O fornecedor envia o certificado correto. Quem revê confere o edifício e a data e assinala a confirmação.

  5. Quarta-feira
    Aprovado, com histórico

    A ficha mostra o novo vencimento. O envio rejeitado e o certificado anterior ficam no histórico.

Lado a lado

O documento ao lado da data que comprova.

Quem revê vê juntos o documento e a data de vencimento proposta, com o vencimento anterior para comparar. Antes de aprovar confirma que conferiu o documento, o edifício e a data.

  • Vencimento anterior e novo à vista
  • Confirmação obrigatória antes da aprovação
  • Serve para qualquer tipo de renovação
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Documento ao lado das datas
Correções

Devolva-o com um motivo.

Quando algo está errado, quem revê escreve porquê. A renovação passa a Precisa de correção, o motivo fica registado e o fornecedor pode voltar a enviar pela mesma ligação.

  • Motivo registado
  • A mesma ligação para o novo envio
  • A fase muda automaticamente
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Histórico
O que confere quem revê

Cinco verificações que uma pessoa deve fazer.

O Dueclear torna-as rápidas. Não as faz por si.

O edifício certo

A morada no documento corresponde ao edifício da ficha.

O certificado certo

É a inspeção ou o documento que estava a vencer, não outro.

A data de vencimento

A data no documento corresponde à data que está a ser registada.

Quem o emite

O fornecedor ou inspetor é o esperado, quando isso importa.

Assinado e completo

Estão lá as páginas, assinaturas ou carimbos que o documento deve ter.

Sobre as datas sugeridas. O Dueclear lê a data de vencimento do PDF no seu navegador e sugere-a. Uma pessoa confirma-a ou corrige-a sempre antes de qualquer aprovação, e cada decisão fica no histórico.

Perguntas sobre a revisão

Quem pode aprovar?

Os proprietários e administradores do espaço de trabalho. Para outra pessoa poder aprovar, torne-a administradora.

O que acontece ao certificado anterior?

Fica no histórico da renovação, com as suas datas, para poder sempre mostrar o que estava válido e quando.

O Dueclear verifica se um documento é legalmente adequado?

Não. O Dueclear ajuda uma pessoa a conferir o edifício, a data e o documento. Se um documento cumpre as regras para esse edifício é algo que os seus técnicos qualificados decidem.

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