Avísame
Revisión y aprobación

Revisa cada documento nuevo antes de que cuente.

Que llegue un certificado no significa que sea correcto. En Dueclear cada documento nuevo espera en revisión hasta que una persona lo ha comprobado con el edificio y la fecha.

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Revisar
Un caso típico

El edificio equivocado, detectado a tiempo.

Vence el certificado de la alarma contra incendios de Mill Street. Así pasa por la revisión.

  1. Lunes
    El proveedor sube el documento

    El nuevo certificado llega por el enlace de subida. Pasa a revisión; la ficha todavía no cambia.

  2. Lunes
    Quien revisa lo abre

    El documento aparece junto a la fecha de vencimiento propuesta. El edificio del documento es Northgate House, no Mill Street.

  3. Lunes
    Se pide una corrección

    La aprobación queda bloqueada. Quien revisa lo devuelve con el motivo: edificio equivocado en el certificado.

  4. Miércoles
    Llega el documento correcto

    El proveedor sube el certificado correcto. Quien revisa comprueba el edificio y la fecha y marca la confirmación.

  5. Miércoles
    Aprobado, con historial

    La ficha muestra el nuevo vencimiento. La subida rechazada y el certificado anterior quedan en el historial.

Lado a lado

El documento junto a la fecha que acredita.

Quien revisa ve juntos el documento y la fecha de vencimiento propuesta, con el vencimiento anterior para comparar. Antes de aprobar confirma que ha comprobado el documento, el edificio y la fecha.

  • Vencimiento anterior y nuevo a la vista
  • Confirmación obligatoria antes de aprobar
  • Sirve para cualquier tipo de renovación
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Documento junto a las fechas
Correcciones

Devuélvelo con un motivo.

Cuando algo está mal, quien revisa escribe por qué. La renovación pasa a Necesita corrección, el motivo queda registrado y el proveedor puede volver a subir con el mismo enlace.

  • Motivo registrado
  • El mismo enlace para la nueva subida
  • La fase cambia sola
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Historial
Qué comprueba quien revisa

Cinco comprobaciones que debería hacer una persona.

Dueclear las hace rápidas. No las hace por ti.

El edificio correcto

La dirección del documento coincide con el edificio de la ficha.

El certificado correcto

Es la inspección o el documento que vencía, no otro.

La fecha de vencimiento

La fecha del documento coincide con la que se registra.

Quién lo emite

El proveedor o inspector es el que esperabas, cuando eso importa.

Firmado y completo

Están las páginas, firmas o sellos que el documento debería tener.

Sobre las fechas sugeridas. Dueclear lee la fecha de vencimiento del PDF en tu navegador y la sugiere. Una persona siempre la confirma o corrige antes de aprobar nada, y cada decisión queda en el historial.

Preguntas sobre la revisión

¿Quién puede aprobar?

Los propietarios y administradores del espacio de trabajo. Para que otra persona apruebe, hazla administradora.

¿Qué pasa con el certificado anterior?

Se queda en el historial de la renovación, con sus fechas, así siempre puedes demostrar qué estaba vigente y cuándo.

¿Comprueba Dueclear si un documento es válido legalmente?

No. Dueclear ayuda a una persona a comprobar el edificio, la fecha y el documento. Si un documento cumple la normativa de ese edificio lo deciden tus técnicos cualificados.

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